仲村屋

月間40万pvのブログ管理人。私の生活や生き方・働き方・持ち物を晒すブログです。本業はブログコンサルです→naka668.com

決算期のお助けに!?エクセルの素人が知っておくべき感動のおすすめ便利技8選!

4月の社内異動で、経理や人事、データセンターなどの部署に配属された方も多いのではないでしょうか?

一時期経理畑にいた関係で、10万行ぐらいのエクセルデータを8年ぐらい日常的に使っていたことがあるのですが、効率的に大量のデータを処理するにはエクセルの関数を駆使することは必要不可欠。。。

仕事でExcelを使っていて、「もっと早く見栄えの良い資料を作れたらなぁ」と思っていませんか?
でも、もう大丈夫!
Excel(エクセル)の便利な使い方が分かる記事まとめ

この春から、図らずも大量のデータを相手に仕事をし始めるようになった方が、覚えておくと役立つエクセルの関数を紹介してみたいと思います。

スポンサーリンク


※色んな方に教えてきた中で、便利すぎてヤバいものや、比較的覚えやすいものを中心にご紹介。マクロは専門外としています。

1.同じワードで表同士を比べるときに便利なvlookup関数

感動されるランキング1位と、何度教えても理解してくれない度1位をダブル受賞。
知らない人は徹夜10回分ぐらい損しているはず。多分。

ユーザーコードなどの「どちらのデータベースにも存在する共通の数字や文字列」をキーにして、片方のデータベースから情報を引っ張ってくるときに凄い便利。
f:id:sunooo:20150405195107p:plain
VLOOKUP関数で範囲を縦方向に検索する | Excel関数 | できるネット

ちなみに、、、
f:id:sunooo:20150405203906j:plain
①数式を他のセルにコピーしたいときは、②範囲指定のセルに$マークを付けること。
そうすれば、指定した範囲がズレないでいてくれる。これまめ知識。

人に教える際、範囲指定する時は、検索キーの入った列を一番左端にして範囲指定するところが再重要ポイントであることを説くのがミソ。

何度教わっても覚えられない!という方は、まず上記2つのポイントを是非押さえていただきたい。

2.セル同士を比較するときに便利なif関数

もし、このセルとあのセルが同じ(あるいは不等号)ならば、、、そうでないならば、、、
という関数。
f:id:sunooo:20150405195513p:plain
IF関数で条件によって利用する式を変える | Excel関数 | できるネット

vlookupで引っ張ってきたデータのチェックに使ったりするときに便利。
比較的覚えやすい部類に入る関数なので知っている人も多いはずだが、つい、if~と打つのを億劫がって手作業で確認したくなるのが人の性。

3.一瞬で大量の文字列を変換できる超便利な「置換」

vlookup関数の下地作りに使う事多数の隠れた便利技。
アットマークが大文字だったり、ハイフンが大文字だったり、余計なスペースが入っていたりと、リスト上に散見される微妙なちぐはぐデータを一瞬で直してくれる技。
f:id:sunooo:20150405195718p:plain

f:id:sunooo:20150405204346p:plain
置換の使い方:エクセル2010基本講座

意外と知られていない度が高いが、鮮やかな置き換わりっぷりを初めて目の当たりにする人は、決まって気持ち悪い笑みを浮かべる。
余りの鮮やかな変換(変態?)っぷりに「雪山田さん、チカンする方法教えてください!」と善意を仇で返される事も多い。

対象のセルを選択しておかないと、全データが置き換わる悲劇も付いて来るから注意だよ!

4.セルとセルをくっつける便利技「&」、文字列を入れる「””」

これもエクセルベースの膨大なリストを加工する際の下地作りに使う事が多い便利技。
名字と名前が別々のセルになっているものを繋げたりするときによく使う
f:id:sunooo:20150405195957g:plain
&でつなぎ一つのセルに

メールアドレス入りの名簿を使って、全員にメールを送りたい時はメルアドのセル同士を「&”;”&」で繋げるとそのままメーラーの宛先欄にコピペするだけで済むので超便利。
f:id:sunooo:20150405201652j:plain

sunooo.hateblo.jp
こちらのサイトも&関数(関数というのか?)を駆使して作ってます。

5.ピボットテーブル

最強の集計ツール不動の1位。
1年間のお小遣い帳を支出カテゴリ事に集計したり、それを月ごとにバラしたりと、色んな軸で集計ができる神機能。
f:id:sunooo:20150405200313g:plain
ピボットテーブルの作成 | 初心者のためのOffice講座

「ここを月ごとに見せて!」、「縦軸と横軸は逆が良い!」など、注文の多い役員や部長などが相手のときに絶大な効果を発揮するのがこの技。
f:id:sunooo:20150405200419g:plain

エクセルに疎い人が多い職場でこの技を使うと、大変効果的!

ちなみに、私はお小遣い帳をgoogleドライブで付けています。
日付、摘要、金額、カテゴリ。この情報だけをひたすら日々記録しておけば、後々の集計も簡単。
f:id:sunooo:20150405202245j:plain

6.半角全角を変換したいときに便利なascとjis

数字の半角←→全角を変換してくれる便利な関数。
f:id:sunooo:20150405202449p:plain
エクセルの関数技 全角を半角に、半角を全角に変換する

職場にある悪名名高いイケテナイシステムから吐き出されるデータが全角だったり、エクセル得意じゃない人謹製の「ちょっと微妙に分かってくれてない」相手から頂くデータを直すときによく使う。

7.アプリケーションを切り替え。alt+tab

エクセルを2つ並べて作業するときにいちいちマウス使わなくて良いので超便利な小技。
f:id:sunooo:20150405202732j:plain

左手1つで操作できるため、テンキーを打つ手が捗るのがたまらなく良いがポイント。ただし腱鞘炎に注意。
これに慣れるとシートを複数作るより、まずはエクセルファイルを2つに分けて作業した方が効率的ということに気づくはず。
せわしなく切り替わる画面を覗く周囲の人が「いったい何の作業をしているのか?」と付いて来れなくなるのもこのあたり。本人はカチャカチャッ、ターンのつもり。

8.好きなところで文字列を分割、left,right,mid

データを整えるのによく使う小技。
その名のとおり、右から何文字、左から何文字、何文字目から何文字を自在に切り取れるのがこの関数。
f:id:sunooo:20150405202957j:plain
Excel関数・・・LEFT・MID・RIGHT関数(文字列を分けて取り出す) - ELLの足跡
1234という4桁のコードを8桁表記にしたい時は100,000,000を足してright関数で8文字切り取る。という応用も可能。
f:id:sunooo:20150405203221j:plain


いかがでしたでしょうか。
そこそこの実務経験をこなす上で、色んな方から教わったり、調べているうちに覚えた実用的なテクニックばかりを紹介してみました。

覚えた知識を自分だけのものにしておくのはもったいない!誰かのお役に立てますように。

参考になれば幸いです。

では!

スポンサーリンク





関連記事

sunooo.hateblo.jp
sunooo.hateblo.jp

ごあいさつ

いつもお読みいただきありがとうございます。

ダイエット、暮らし、スノーボードなど、かっこよく生きること、自然体で楽しく生きること、時々頑張ってなにかインパクトのあることを発信することを追求しています。(自己紹介)

もれなく運用もユルめですが、主要な事業はコチラ。

などなど。手広くやっています

TOPへ戻る